Учет НДФЛ для уплаты в ИФНС

Для тех организаций, которые перешли на использование единого налогового счета для исполнения обязанностей по налогам и перечисления в бюджетную систему РФ единого налогового платежа (далее - ЕНП), порядок формирования платежных поручений по уплате НДФЛ подробно описан в статье:  Единый налоговый платеж.

В 2023 году можно оформлять перечисление налогов отдельными платежками в исключительных случаях. Этот способ проведения платежей имеет ряд ограничений, о чем подробно написано в статьях:

https://buh.ru/news/uchet_nalogi/161590/, https://buh.ru/news/uchet_nalogi/160902/, https://buh.ru/articles/documents/159479/.

Ниже в статье описан порядок оформления перечисления НДФЛ в переходный период.

Организация, выступая в качестве налогового агента, обязана перечислять удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по своему местонахождению, так и по местонахождению каждого своего обособленного подразделения.

Суммы налога, подлежащие уплате в бюджет по местонахождению обособленного подразделения, исчисляются исходя из дохода, выплачиваемого сотрудникам этих подразделений. Сведения о доходах физических лиц должны быть представлены по месту учета обособленного подразделения.

Если же сотрудник организации работает в нескольких обособленных подразделениях, то НДФЛ с доходов такого сотрудника должен перечисляться в соответствующие бюджеты по местонахождению каждого обособленного подразделения с учетом фактически отработанного времени в каждом обособленном подразделении.

Аналогичным образом необходимо отражать факт уплаты НДФЛ в случаях, когда сотрудник в течение месяца работает и в головной организации, и обособленном подразделении.

Пример отражения факта уплаты НДФЛ в ИФНС представлен на схеме.

Для отражения факта уплаты НДФЛ в различные ИФНС начисление зарплаты и расчет НДФЛ к удержанию необходимо выполнять в разрезе подразделений, в том числе и обособленных. Такая возможность обеспечивается при отключенной функциональной опции НСИ и администрирование – Зарплата – Расчет и выплата зарплаты выполняются по организации в целом.

Описанная в прикладном решении структура организации, информация о ее подразделениях используются при начислении зарплаты и исчислении НДФЛ. Начисленные суммы учитываются с привязкой к подразделениям, что позволяет анализировать зарплату по каждому подразделению в отдельности. Суммы налога также учитываются с привязкой к подразделениям, что важно, когда подразделение зарегистрировано в налоговом органе, отличном от места регистрации самой организации (территориально обособленное подразделение).

Сценарий отражения факта уплаты НДФЛ в различные ИФНС состоит из нескольких шагов.

1-й шаг. Указание собственной регистрации в налоговом органе для регламентированного обособленного подразделения организации.

Каждая из организаций может состоять из различных подразделений, в том числе обособленных с точки зрения НК РФ (зарегистрированных в отдельных ИФНС).

В соответствии со ст. 83 НК РФ организации, в состав которых входят обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, подлежат постановке на учет в налоговых органах по местонахождению каждого своего обособленного подразделения.

Назначение налогового органа для регламентированного подразделения выполняется в форме Регистрации в налоговых органах, на закладке Регламентированные подразделения организации по кнопке Назначить налоговый орган (форма доступна по гиперссылке Изменить в карточке головной организации).

Если в структуре организации имеются подразделения, являющиеся обособленными с точки зрения НК РФ, то это отражается установкой флажка Это – обособленное подразделение в карточке регламентированного подразделения.

2-й шаг. Ввод данных по сотруднику (статус, права на вычеты, данные по доходам с предыдущего места работы, данные по патенту). Данные по сотруднику вводятся в рабочем месте Кадры – Сотрудники.

3-й шаг. Расчет заработной платы сотрудников и расчет НДФЛ по итогам каждого месяца.

Для начисления заработной платы сотрудникам и расчета НДФЛ используется документ Начисление зарплаты и взносов.

В целях начисления зарплаты и расчета НДФЛ, подлежащего уплате по местонахождению каждого обособленного подразделения, документ начисления формируется по каждому такому подразделению организации.

Документ начисления зарплаты и взносов заполняется всеми сотрудниками указанного обособленного подразделения.

Начисления, которые полагаются штатным сотрудникам подразделения за текущий месяц, указываются на закладке Начисления. Данные на этой закладке заполняются автоматически с учетом плановых начислений, назначенных сотрудникам.

Расчет налога на доходы физических лиц выполняется автоматически по ставке 13 % (или 30 % для нерезидентов) на закладке НДФЛ.

Суммы налога, полагающиеся к последующему зачету или возврату вследствие излишне удержанного НДФЛ (отрицательные) либо зачтенные в счет ранее «отложенных» (положительные), заполняются на закладке Корректировки выплаты.

Кроме заработной платы сотрудников, в документе начисления НДФЛ будет рассчитываться и по иным документам начисления доходов, в которых выплата доходов осуществляется вместе с зарплатой.

В случае межрасчетных выплат НДФЛ исчисляется следующими документами: Командировка, Премия, Разовое начисление, Отсутствие с сохранением оплаты, Оплата дней ухода за детьми-инвалидами, Простой сотрудников.

Документами Начисление зарплаты и взносов в «Регистре налогового учета по налогу на доходы физических лиц» формируются записи раздела Исчисление налога.

По результатам произведенных начислений заработной платы и начислений НДФЛ образуются причитающиеся к выплате суммы.

4-й шаг. Подготовка ведомостей для выплаты заработной платы сотрудникам и перечисления НДФЛ в различные ИФНС.

Выплата заработной платы сотрудникам по зарплатной карте и перечисление НДФЛ в ИФНС выполняются по безналичному расчету.

Для регистрации факта передачи в банк информации о суммах, которые должны быть выплачены сотрудникам на зарплатные карточки, открытые в рамках зарплатного проекта, и о суммах НДФЛ для уплаты в ИФНС используется документ Зарплата – Выплаты – Все ведомости – Ведомости в банк – Ведомость в банк.

Ведомость в банк формируется по каждому регламентированному обособленному подразделению, которое зарегистрировано в соответствующем налоговом органе.

Если в ведомости указано подразделение, то при автоматическом заполнении в нее попадают только сотрудники, числящиеся в этом подразделении.

При выплате зарплаты за месяц ведомость заполняется согласно начислениям, зарегистрированным документом Начисление зарплаты и взносов соответствующего месяца.

Суммы, причитающиеся к выплате сотрудникам подразделения, заполняются в колонке К выплате.

Суммы ранее исчисленного налога, которые будут удержаны при выплате по ведомости, заполняются в колонке НДФЛ к перечислению.

Регистрация в налоговом органе сотрудника должна соответствовать регистрации в налоговом органе обособленного подразделения, в котором числится данный сотрудник.

5-й шаг. Формирование платежных поручений по выплате заработной платы сотрудникам до перечисления НДФЛ.

Для отражения фактической выплаты заработной платы сотрудникам организации используется документ Казначейство – Банк – Безналичные платежи – Списание безналичных ДС с типом операции Выплата зарплаты по зарплатному проекту.

6-й шаг. Формирование платежных поручений по уплате НДФЛ.

Для отражения фактической уплаты НДФЛ в налоговый орган используется документ Казначейство – Банк – Безналичные платежи – Списание безналичных ДС с типом операции Перечисление налога и взносов.

Для тех организаций, которые не перешли на использование единого налогового счета для исполнения обязанностей по налогам и перечисления в бюджетную систему РФ единого налогового платежа (далее - ЕНП), уплата НДФЛ с доходов физических лиц производится в бюджет по местонахождению соответствующего обособленного подразделения. Данный порядок оплаты не зависит от того, имеет обособленное подразделение отдельный баланс или расчетный счет (Письмо Минфина России № 03-04-06/55).

При наличии нескольких обособленных подразделений организация перечисляет суммы НДФЛ в бюджет по местонахождению каждого такого подразделения (Письма Минфина России от 09.12.2010 № 03-04-06/3-295, от 01.07.2010 № 03-04-06/8-138). В этом случае оформляются отдельные платежные поручения по каждой ведомости в банк, зарегистрированной в разрезе обособленного подразделения с соответствующей регистрацией налогового органа.

Если обособленные подразделения относятся к одной налоговой инспекции, то налог можно перечислять одним платежным поручением по одной или нескольким ведомостям.

Для перечисления НДФЛ по ведомости необходимо выбрать тип налога НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента на закладке Основное в поле Налог документа списания безналичных ДС.

В настройках счета регламентированного учета указываются вид платежа в бюджет (фонды) Налоги (взносы): начислено/уплачено и налоговый орган, где состоит на учете обособленное подразделение организации, с сотрудников которого исчисляется НДФЛ.

Выбор ведомости, по которой требуется перечисление НДФЛ в бюджет по местонахождению обособленного подразделения, доступен при установленном флаге НДФЛ по ведомостям на закладке Расшифровка платежа.

Фактическая выплата заработной платы сотруднику по зарплатному проекту отражается документом Списание безналичных денежных средств с типом операции Выплата зарплаты по зарплатному проекту.

На закладке Расшифровка платежа указываются ведомости, по которым требуется произвести выплату заработной платы сотрудникам организации.

Документом Списание безналичных денежных средств в Регистре налогового учета по налогу на доходы физических лиц формируются записи раздела Удержано налога.

Для контроля корректного начисления НДФЛ по доходам физического лица предусмотрен отчет Регистр налогового учета по НДФЛ, доступный из документа Начисление зарплаты и взносов (на закладке НДФЛ) или по ссылке Зарплата – Отчеты по зарплате – Налоги и взносы.

Для анализа данных о налогооблагаемой сумме, примененных вычетах, сопоставления исчисленного, удержанного и перечисленного налогов по месяцам налогового периода предусмотрен отчет Зарплата – Отчеты по зарплате – Налоги и взносы – Анализ НДФЛ по месяцам.

Для анализа данных о начисленной сумме заработной платы, исчисленном и уплаченном НДФЛ по каждому сотруднику организации можно воспользоваться отчетом Зарплата – Отчеты по зарплате – Налоги и взносы – «Сводная» справка 2-НДФЛ.